Soluciones para la Gestión Documental

Soluciones para la Gestión Documental, también conocidas por DMS ( Document Management Systems )

Recepción de Documentación Externa

A su vez, todas la empresas emitimos también documentación interna (contratos, facturas, albaranes, cartas, listados, informes,…) que deben ser enviados a diferentes destinos y soportes (fax, correo, personal, email,… ), en diversos formatos (papel, electrónico), los cuales a su vez, deben ser archivados para su consulta y almacenados hasta su posible destrucción.

Todas las empresas recibimos documentación externa por distintas vías (fax, correo, personal, email,… ) y en diversos formatos (papel, electrónico); los cuales deben ser distribuidos, tratados o gestionados, archivados para su consulta y almacenados hasta su posible destrucción.

Emisión de Documentación Interna

Esta gestión, que realizamos todos, es a lo que se denomina Gestion Documental.

Estos procesos nos conllevan ocupación de espacio y tiempo, obligatoriedad de control en su conservación y custodia, además de la problemática de localizar un documento en una búsqueda posterior.

Nos apoyamos en equipos como la fotocopiadora, la impresora, el fax, más recientemente el escáner y, sobre todo, el equipo multifunción.

Adicionalmente, se han ido incorporando soluciones a diferentes necesidades: gestión, control y monitorización de los dispositivos involucrados en la Gestión Documental, control de los usuarios que utilizan estos equipos, implantación de medidas de seguridad de la información, automatización de procesos, la Nube y la movilidad, …

Como cualquier procedimiento es mejorable, las Soluciones para la Gestion Documental intentan, y consiguen, mayor eficacia y eficiencia en los procesos diarios, apoyándose en la utilización de la tecnología, reduciendo el espacio ocupado, el tiempo invertido, mejorando la conservación y custodia, y eliminando la problemática de la búsqueda posterior.

La Solución adecuada para cada empresa es particular, puesto que su problemática es singular, en la mayoría de los casos. Por ello, la necesidad de estudio y el análisis de procedimientos debe ser individual, en cada empresa, de cada proceso, con el objetivo de buscar el punto de inflexión entre costes de implantación y rendimiento de las mejoras.

Cuando nos enfrentamos a un reto tan amplio como es la mejora de las distintas de la empresa, es conveniente dividir en parcelas o fases, profundizando en cada una de ellas por separado.

Konica Minolta dispone de potentes herramientas de software, útiles para una gran variedad de oficinas y aplicaciones de impresión de producción que proporcionan soluciones integradas para todas las áreas del negocio.

Aplicaciones Konica Minolta

Podemos distinguir las siguientes parcelas o fases en la Gestión Documental.

Captura y Gestión de los Documentos

Captura y Distribución

  • Conversión de la Documentación Física en electrónica
  • Automatización de los Flujos de la Documentación
  • Distribución instántanea y correcta de la Documentación
  • Gestión del contenido, clasificación, versionado, …
  • Conexión con aplicaciones verticales que automaticen procesos como asientos contables, facturación, factura electrónica, digitalización certificada,…
  • Archivo Electrónico, búsqueda rápida de la documentación archivada
Impresión Móvil y en la Nube

Impresión Móvil y en la Nube

  • Mejorar la flexibilidad y movilidad de impresión
  • Impresión móvil que cuente con una función básica de contabilidad para poder asignar costes de impresión interna, así como para usuarios externos.
Contabilidad y Monitorización de Usuarios ( Accounting )

Contabilidad y Monitorización de Usuarios ( Accounting )

  • Identificación y Control de Usuarios, sus derechos, su contabilidad y análisis
  • Imputación por centro de costes , usuario y/o departamento
  • Personalización del Panel por usuario y/o Departamento
Gestión de Dispositivos

Gestión de Dispositivos

  • Monitorización de los dispositivos
  • Gestión centralizada
  • Acceso en remoto
  • Informes de Estado instántaneos y precisos
Automatización de la Impresión

Automatización de la Impresión

  • Uso de Plantillas
  • Configuración automática y acabado en línea
  • Impresión de Dato Variable
Seguridad de la Información

Seguridad de la Información
En algunas empresas, la seguridad se convierte en un factor vital.

  • Evitar que la información se quede en la bandeja de salida de una impresora, donde cualquiera puede verla
  • Reducir el riesgo de filtrado de información en situaciones en que varias personas manejen un documento
  • Implantación de medios efectivos de control de impresiones e identificar los posibles filtrados de manera rápida y fiable
Conectividad

Conectividad

  • Drivers de Impresión Universal
  • Mopria
  • AirPrint
  • Google Cloud Print
  • Wifi
  • BlueTooth
  • NFC
Gestión del Color

Gestión del Color

  • Garantía de calidad
  • Creación de perfiles de color
  • Evaluación del perfil de color
Web to Print

Web to Print

  • Envío online de trabajos
  • Pago online
  • Seguimiento online de estado
  • Creación de foto álbumes

Descríbanos su Proyecto

Descríbanos brevemente su proyecto de Gestión Documental.

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