Antes de la llegada de la fotocopiadora, hacer una reproducción de un documento requería un gran trabajo basado principalmente en la fotografía o la mimeografía.

En 1903, el norteamericano G. C. Beidler descubrió el modo de hacer la reproducción rápida de un documento por revelado instantáneo de un negativo fotográfico, técnica que patentó en 1906.

El 22 de octubre de 1938, Chester Carlson, sacó la primera copia exitosa en papel por medio de un sistema llamado xerografía ( del griego xeros = seco y graphos = escritura, escritura o impresión en seco ). La parte seca de este proceso significa que las copiadoras pueden usar papel común, sin tratamiento especial. Mientras investigaba en el Batelle Memorial Institute, Carlson perfeccionó el sistema del copiado xerográfico y vendió los derechos comerciales a la compañía Haloid en 1947. En 1950 Haloid cambió su nombre por Xerox e introdujo la primera copiadora xerográfica automática a nivel comercial en 1959, la Xerox 914, sacando la primera copia en 15 segundos y en 7.5 segundos las siguientes. Así la fotocopiadora se define como uno de los inventos más notables del siglo XX.

A partir de 1960, cuando la Xerox 914 fue comercializada, se produjo “la revolución de las fotocopiadoras”, todas las empresas medianamente grandes querían una y Carlson y su empresa empezaron a ganar mucho, pero mucho dinero. Para que os hagáis una idea del éxito la prestigiosa revista Fortune dijo de la Xerox 914 que era “el producto más exitoso de todos los tiempos comercializado en los Estados Unidos de América”.

Las fotocopiadoras color no llegaron hasta mediados de los 80; muy lentas y no de mucha calidad. No sería hasta finales de los 90 cuando fueron apareciendo equipos color de alta velocidad, en torno a 30 páginas por minuto y ya con una reproducción mejorada de los colores.

La evolución en la tecnología informática, de las impresoras, y la cada vez menos necesaria simple reproducción , provocan un nuevo nivel de crecimiento de la fotocopiadora: los multifuncionales. Inicialmente, sólo copiaban e imprimían, allá por los inicios de siglo. Unos años después, ya se integraron todas las funciones que a día de hoy conocemos; básicamente: copias, impresiones, escaneos, envío y recepción de fax, …